バーチャルオフィスは選び方によって使い勝手が大きく変わるサービスです。契約してから失敗したと思うことがないように、バーチャル選びで失敗する人の共通点をまとめたのでご覧ください。
1 安さだけで選んでしまう
バーチャルオフィスの利点は利用料金の安さです。しかしその安さだけを基準に選んでしまうと失敗する可能性が高くなります。
1-1 格安バーチャルオフィスの注意点
バーチャルオフィスは基本的に、住所と電話番号を借りるサービスです。それさえあれば十分と思って格安サービスを選ぼうとしていませんか。そのような選び方をすると失敗する可能性が高いでしょう。
まず大事なことは、どのような住所を借りるかということです。新規顧客開拓のための営業をする場合、会社の所在地は相手にとって需要なポイントになります。それなりに知名度がある場所であれば、ある程度は信用できる相手だと思えるからです。
しかし格安サービスの場合には、オフィスを借りる環境としては適切ではない場所もあります。いわゆる雑居ビルが多いようなエリアでは、新規に取引をする相手としては不安が生じます。
知名度があるエリアとなれば、利用料金もそれなりに高くなります。もし事業を立ち上げて新規顧客を多く増やしたいのであれば、格安サービスは避けた方が無難ではないでしょうか。
1-2 費用対効果を考えること
バーチャルオフィスも利用料金に応じて使い勝手が違います。もちろん料金が高くなるほどに、使い勝手は良くなります。
単に法人登記をする住所だけあれば良いのなら別ですが、通常のオフィスの代わりに利用するのであれば、その使い勝手と料金とのバランスを考えることが大事です。
2 事業内容に合ったサービスを選んでいない
バーチャルオフィスはどのような事業にも利用できるわけではありません。自分の事業内容にマッチしたサービスを選ぶことが大事です。
2-1 必要なサービス提供がない業者を選んでしまう
バーチャルオフィスの基本的なサービス内容は、住所貸しと電話の転送、郵便物の転送です。しかし、そのサービス内容にも業者によって違いがありますし、ほかのオプションにも違いがみられます。
たとえば郵便物の転送サービスの場合、業者によっては即日転送の処理をしてくれるところもあれば、1週間に1度まとめて転送するところもあります。もし自分の事業が大事な書類をすぐに送って欲しいという場合、即日発送に対応していなければ意味がありません。
あるいは電話転送サービスだけではなく、受付スタッフが外部の電話に対応してくれるサービスもあります。
ひとりで活動していると、転送電話すべてに対応できるわけではありません。そこで一度スタッフに電話を受けてもらい、その内容を連絡してもらうというサービスが必要になります。
このように、自分の事業の内容に応じたサービスを提供している業者かどうかを、事前に確認することが重要です。
2-2 事業活動に必要な許可をバーチャルオフィスでは得られない
事業内容によっては、活動をするために許認可を得る必要があります。たとえば誰でも手軽に行える“せどり”の場合、古物商の許可証が必要です。
せどりとは、ネットで購入した物品を転売することで利益を得るものとなります。
この古物商営業許可を取得するためには、独立した営業所が必要です。もし取引をした相手が何かしらのクレームにより連絡をしたいという場合、
実体のある事務所がなければ連絡が取れない事態になりかねないからです。そしてバーチャルオフィスは実際には事務所という実体がないので、そのような対応はできないとみなされます。
ほかにも許認可を得るために事務所が必要な業種がいろいろとあります。
単に法人登記ができるからという理由だけで、安易にバーチャルオフィスを選んでしまうと、営業許可が下りずに仕事ができなくなるので注意しましょう。
もちろん必要な許可を取得せずに業務を行うと、罰則を受けることになります。
3 しっかりと内覧せずに決めてしまう
実体のないバーチャルオフィスなので実際にビルを確認する必要はないと思う人はいませんか。実は内覧をせずに契約をしてしまうと、後で後悔することになりかねません。
3-1 バーチャルオフィスでも内覧は重要
最初から会社の住所はバーチャルオフィスであると公言していれば良いのですが、そうでなければ物件の下見は必要です。クライアントが直接会社を確認したいと足を運んだ時、そこに古びた雑居ビルがあるとどのように感じるでしょうか。
仕事には信用というものが重要になりますが、顧客は会社が入っているビルの外観などからもその信用力というものを評価します。
新規で取り引きをする相手となればなおさらです。豪華とまではいかなくても、それなりのビルであれば顧客も安心できるので、バーチャルオフィスを契約する前に必ずビルの外観を含め、現地確認をしておきましょう。
3-2 会議室の使い勝手もチェックが必要
バーチャルオフィスは実際にビル内にある会議室を利用することもできます。顧客との打ち合わせに利用したり、あるいはセミナーを開催したりできるので便利です。
契約前にしっかりと内覧をしておかなければ、その会議室の使い勝手も確認できません。顧客にとってもセミナーに参加する人にとっても、その内装などから会社の印象は大きく変わります。
またテーブルや椅子をはじめ、プロジェクターなどの設備など必要とするものが揃っているかどうかも確認が必要です。
3-3 受付スタッフの印象も確認すること
バーチャルオフィスに直接訪問してくる人も少なくありません。顧客が年末年始の挨拶にと、事前の約束もなしに訪問することがあります。
そのような時、バーチャルスタッフのスタッフが直接対応してくれるサービスもあります。
その際の接客対応がどのようなものか、相手に対して失礼がないかなどもチェックが必要です。受付は会社の顔でもありますし、今後の取引にも影響します。このような点も確認しておかなければ、後で後悔することになるので注意しましょう。
4 事業計画をきちんと立てない
起業にあたり初期投資を抑えるためにはバーチャルオフィスは役立ちます。しかし事前準備は大事ですし、特に事業計画をきちんと立てておかなければ後で困ることになります。
4-1 将来の計画を立ててバーチャルオフィスを利用すること
とにかく起業したいけれども、自宅では法人登記ができないという人はバーチャルオフィスを利用するケースが多いでしょう。しかしその後の計画は立てているでしょうか。
事業が波に乗った時には、改めて通常のオフィスを借りることになるかもしれません。しかし当面の設備費用を抑えたいという理由だけでバーチャルオフィスを利用すると、オフィスをすぐに変えることになるかもしれません。
法人登記は変更するにもお金がかかります。また取引先すべてに通知も必要ですし、何かと面倒なものです。そこで事業計画をきちんと立てて、本当にバーチャルオフィスが必要なのかどうかを考えるとよいでしょう。
4-2 場合によっては法人口座を開設できないことも
バーチャルオフィスの住所で銀行の法人口座を開設するのは難しいものです。しかし事業資金を借りるためには、法人口座は必要となります。
そこで口座開設の申請に必要となるのが、事業計画書です。事業がしっかりとしたものであるのか、売上をどのように確保するのかを明示してあれば、バーチャルオフィスであっても法人口座の開設は可能です。
またバーチャルオフィスの業者によっては、そのようなアドバイスをしてくれるところもあります。先々を考えて準備しておくようにしましょう。
おわりに
申し込みに審査はありますが、比較的手軽に利用できるのがバーチャルオフィスの魅力です。しかし業者選びの際には、いろいろと注意したいことや準備すべきことがあります。それらを把握したうえで、自分に最適なサービスを選ぶようにしましょう。
